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アジェンダってどういう意味?〜いまさら聞けないビジネス用語〜

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みなさん一度は耳にした事があるかもしれません。

 

アジェンダという言葉の使い方、意味をご存知でしょうか?

 

アジェンダとは英語名でAgenda、日本語に訳すと「会議で論ずる事項の表」という意味です。

これだけではビジネスの中ではどのように使用されるかわからないですよね?

 

具体的に解説していきます。

 

☆目次

 

アジェンダの目的

アジェンダにはいくつかの目的があります。

 

 1.会議のタイムスケジュールを明確化

 2.会議の目的の共有

 3.事前資料の共有

 

などが考えられます。

 

会議のタイムスケジュールを明確化

 

会議や打ち合わせに参加する人にとって非常に気になるのは、この会議はどのような内容で進められて、どの程度の時間をかけて議論するのか?というところかと思います。

 

その部分をしっかりアジェンダの中で明確にするのです。

 

 

例えば、「小学校運動会の種目・詳細を決める」会議をするとしましょう。

 

 

その際のタイムスケジュールはこんな感じです。

 

 

日程:2018年8月18日

時間:13時〜16時半

詳細:①昨年度種目確認           (13時 〜13時半)

   ②種目選定              (13時半〜15時)

   ③種目担当を選定           (15時 〜16時)

   ④打合せ結果確認・次回会議詳細に関して(16時 〜16時半)

 

こういったタイムスケジュールを決めておかなければ会議の進捗が正常に進んでいるのか、あと何を決めれば会議の目的が完了するのか、まったく分からなくなります。

 

 

事前にしっかりとタイムスケジュールを決めておくことで、どのような段取りで会議を進めるのか、時間によってどこまで進んでおくべきなのかなどを明確に把握することが可能になります。

 

会議の目的共有

 

基本的なところですが、会議の目的を事前に共有することが本当に重要です。

 

会議の目的が不明確な状態で会議をスタートすると本当にズルズル時間だけが過ぎていきます。私は一度お客様との打ち合わせに参加した際に13時〜17時予定の会議を19時までなんの了承もなく延長されたことがあります。

 

 

しっかりと会議の目的を明確にしておくことで、会議の目的から話が逸れそうになった時そこに方針を戻して明確に目的に向かって協議を進めることができますし、

予定の時間通りに会議を終わらせることができます。

 

事前資料の共有

会議を簡潔にスムーズに進めるために重要なポイントがあります。

 

それが会議の前に事前の情報をしっかりと把握しておくべきという事です。

アジェンダにタイムスケジュール・目的・事前確認資料もしっかりと記載して確認を促しましょう。

 

 

この事前確認を怠ることで、会議の出だしが大きく変わります。

会議が始まった際に、事前情報を共有必要が出てきたり、置いていかれるメンバーがいなくなり、スムーズに進める事ができます。

 

 

アジェンダの書き方とは

 

実際にアジェンダを作ってみましょう!!

 

アジェンダを作るに当たって事前の情報をまとめていきます。

今回は上に書いた「運動会の種目・詳細を決める会議」をしましょう。

 

日程:2018年8月20日

時間:13時〜16時半

場所:会議室A

参加者:校長、教頭、体育会担当、PTA、教師A、教師B、教師C

目的:運動会の種目の設定/担当者決め

時間:13時〜16時半

詳細:①昨年度種目確認           (13時 〜13時半)

   ②種目選定              (13時半〜15時)

   ③種目担当を選定           (15時 〜16時)

   ④打合せ結果確認・次回会議詳細に関して(16時 〜16時半)

 ▪️要確認資料

   2017年度運動会詳細資料.xlsx

 

どうでしょうか?(^ ^)

 

まとめ

目的を明確に!!

タイムスケジュールは詳細まで!!

事前確認資料の共有も忘れずに!!

 

 

会議を取りまとめされる方はぜひ参考にしてみてください( ^ω^ )

 

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